Tema 8: Excel

Para comenzar...

 ¿Qué es Excel?

Excel es un programa ofimatico desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Es  un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.

Uno de los puntos fuertes de Excel es que da a sus usuarios la posibilidad de personalizar sus hojas de cálculo mediante la programación de funciones propias, que realicen tareas específicas, ajustadas a las necesidades de cada uno, y que no hayan sido incluidas en el paquete original. A grandes rasgos, las opciones son dos: crear fórmulas en las mismas celda de la planilla en cuestión, o bien utilizar el módulo de desarrollo en Visual Basic.

Saber qué es Excel y para qué sirve es un requerimiento básico para cualquier profesión, sobre todo para las que están relacionadas al mundo de los negocios.

La hoja de cálculo de Excel es la base para realizar tus trabajos en el programa. Sirve para trabajar con números intuitivamente. Estas hojas de cálculo pueden guardarse en un mismo archivo, convirtiéndose en libros de trabajo de Excel. 

Conceptos básicos de excel:

Rango:

Es una agrupación de celdas

Fila: 

Son todas las celdas ubicadas de forma horizontal, las identifican los números que podemos observar al lado izquierdo de la hoja.

Columna: 

Son todas las celdas ubicadas de forma vertical, las indican las letras que se encuentran arriba de la hoja.

Formulas: 

Son comandos que permiten realizar diversas operaciones con los datos de la hoja

Celda: 

Es cada cuadrito que encontramos en la hoja, que nos permite insertar los datos.

Barra de formulas: 

Es el espacio que nos permite colocar las formulas junto con sus datos y celdas, así como editarlas y hacerlas funcionales. 

Una vez que repasamos los conceptos más importantes de excel, ahora es importante aprender sobre algunas herramientas que nos pueden resultar muy útiles.

Herramientas de excel:

Validación de datos

Esta herramienta es sumamente imprescindible, ya que nos permite restringir y limitar los datos que queremos que sean insertados, logrando que los datos dados son los que requerimos, y no erróneos o confusos. 

Para hacerla funcionar, únicamente debes dirigirte a la opción de validación de datos es la pestaña configuración, posteriormente hacemos click en permitir y seleccionamos la opción que nos parezca más conveniente, editándola según nuestras necesidades; una vez listo esto solo debemos dar click en aceptar y listo!, podrás usar esta herramienta perfectamente.

Macros

La herramienta macro  nos permite grabar una serie de pasos o instrucciones para que sean llevadas a cabo en el orden predispuesto por nosotros, y de esta forma, logramos hacer un proceso de forma automática.

Para crear una macro empleamos la grabadora de macros haciendo click en su botón, una vez hecho esto, le pondremos un nombre a nuestra macro y después ejecutaremos los pasos que nosotros queramos, una vez terminado, presionaremos la tecla ESC y detendremos la grabación de nuestra macro. Así de fácil se crea una herramienta tan funcional y sencilla.

Estas herramientas parecen perfectas, ¿no?, sin embargo, excel es sumamente amplio, por lo tanto, quiero que también estudiemos otro par de elementos.

Mensaje de entrada: 

Son instrucciones que indican los datos que se requieren en la celda.

Mensaje de error: 

Son indicaciones que señalan que la información colocada en la celda es errónea y debe ser modificada.

Para finalizar con esta gran lección, recordemos las funciones más básicas e importantes de excel:

Videos para repasar el tema: